Les Entreprises de Taille Intermédiaire occupent une position singulière dans la gestion du Travel and Expense. Trop grandes pour fonctionner avec les pratiques informelles d'une petite structure. Pas encore dotées des ressources et des équipes dédiées des grands groupes. Les ETI se retrouvent ainsi souvent dans une zone de tension inconfortable.

Le programme T&E se structure alors au fil de l'eau, avec des processus partiellement formalisés, des outils qui ne couvrent pas l'ensemble du périmètre, et une visibilité consolidée qui reste difficile à obtenir.

C'est précisément cette réalité que nous adressons chez SD Global Consulting avec notre offre dédiée aux ETI.

Les enjeux T&E spécifiques aux ETI

Une complexité qui a grandi plus vite que l'organisation

Dans une ETI, le programme Travel & Expense s’est souvent construit par strates successives, au rythme de la croissance de l’entreprise : un outil de gestion des notes de frais et/ou une agence de voyages sélectionnée il y a plusieurs années, ou encore une politique voyage rédigée mais rarement actualisée, généralement non intégrée aux outils existants et reposant essentiellement sur les pratiques et les connaissances des personnes qui l’ont élaborée. L’ensemble fonctionne, mais de manière hétérogène, avec des processus, des outils et des pratiques qui ne sont pas toujours harmonisés à l’échelle de l’entreprise.

Concrètement, les filiales ont leurs propres habitudes. Les entités internationales gèrent leurs déplacements de façon autonome. Le reporting consolidé n'existe pas, ou demande un effort manuel disproportionné. Et quand les volumes de dépenses augmentent, les coûts non maîtrisés augmentent avec eux.

Un levier de négociation sous-exploité

C'est l'une des opportunités les plus sous-estimées dans les ETI : vos volumes de déplacements. Ils sont suffisamment significatifs pour justifier des négociations structurées avec les compagnies aériennes, les chaînes hôtelières et les prestataires de mobilité. Mais ces négociations ne se font pas seules. Et elles requièrent également des données consolidées que beaucoup d'ETI ne sont pas encore en mesure de produire facilement.

Résultat ? Ces volumes justifient pourtant des conditions préférentielles, à condition de pouvoir les documenter.

Des enjeux de conformité et de pilotage qui montent en charge

À partir d'une certaine taille, les enjeux de conformité fiscale, de récupération de TVA, de contrôle des dépenses hors politique et de reporting extra-financier ne sont plus optionnels. Ils s'imposent. Portés par des obligations réglementaires croissantes et des attentes des directions financières qui cherchent à gagner en visibilité sur ce poste de dépenses.

Ce que la gestion T&E change concrètement pour une ETI

Un gain de temps qui libère de la capacité opérationnelle

Nos analyses terrain montrent que le temps moyen passé sur une note de frais dans un environnement non structuré dépasse 20 minutes. Avec un processus adapté et les bons outils, ce temps descend alors à 5 minutes. Sur les réservations de déplacement, le gain est du même ordre : de 45 minutes en moyenne à 15 minutes.

Dans une ETI où les équipes support sont dimensionnées au plus juste, ce gain de temps n'est pas anecdotique. Il se traduit directement en capacité opérationnelle récupérée sur des tâches à valeur ajoutée.

Des gains financiers mesurables sur plusieurs leviers

Une politique voyage structurée et réellement appliquée réduit progessivement les dépenses hors politique. Elle pose un cadre de référence cohérent sur l'ensemble des entités. Elle est également le prérequis indispensable à toute négociation fournisseur sérieuse.

Des appels d'offres bien conduits sur vos volumes aériens, hôteliers et ferroviaires permettent d'accéder à des tarifs négociés que vous n'obtiendrez jamais en achetant de façon dispersée. La sécurité des voyageurs doit également faire partie du programme, en particulier pour les ETI qui se développent à l'international : suivi des déplacements, information avant le départ, assistance sur place.

Des indicateurs de pilotage continus permettent de détecter les dérives budgétaires tôt, avant qu'elles ne se transforment en surcoûts structurels difficiles à résorber.

Un programme T&E cohérent entre toutes les entités

Pour une ETI qui opère sur plusieurs pays ou qui a réalisé des acquisitions, l'harmonisation des processus T&E entre les entités est souvent le chantier le plus structurant.

Les points de friction se ressemblent d'une ETI à l'autre : plusieurs outils de notes de frais cohabitent, chaque entité travaille avec sa propre agence de voyages, les règles de remboursement diffèrent d'un pays à l'autre, et les dépenses ne sont pas classées de la même façon, ce qui empêche de les additionner.

L'objectif est de définir un socle commun et de conserver les adaptations locales là où elles se justifient (réglementation, fiscalité, pratiques de marché). En priorité, nous harmonisons :

• Une politique voyage groupe, déclinée par pays si nécessaire ;
• Des règles de validation et de remboursement cohérentes ;
• Une même façon de classer les dépenses, pour pouvoir les consolider ;
• Une stratégie claire sur les outils et les agences, unique ou coordonnée entre les entités.

C'est ce socle commun qui rend possible la consolidation des volumes, et donc une négociation fournisseur solide.

Notre approche pour les ETI : le bon niveau de structuration, au bon moment

Chez SD Global Consulting, nous ne transposons pas aux ETI les méthodes conçues pour les grands groupes. Nous construisons avec vous un programme T&E calibré à votre taille, votre niveau de maturité actuel et vos priorités de développement.

Le point de départ est notre simulateur gratuit. Conçu pour vous permettre d'évaluer rapidement si investir dans une meilleure gestion T&E est réellement rentable pour votre organisation.

Si le résultat le justifie, nous construisons avec vous une feuille de route progressive. Elle vous donnera enfin une visibilité consolidée sur vos dépenses T&E.

Chez SD Global Consulting, nous vous accompagnons pour :

• Évaluer votre situation actuelle et estimer votre potentiel de gain grâce à notre simulateur ;
• Harmoniser votre politique voyage et vos processus T&E sur l'ensemble de vos entités ;
• Sélectionner et déployer les outils adaptés à votre périmètre et à votre budget ;
• Structurer vos appels d'offres fournisseurs et mettre en place vos indicateurs de pilotage.

Si vous souhaitez commencer dès maintenant, notre simulateur T&E est disponible gratuitement avec l'accompagnement de nos experts. Contactez notre équipe via notre formulaire de contact sur le site internet.

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