Dans les grandes organisations, le Travel and Expense représente l’un des trois premiers postes de dépenses opérationnelles contrôlables. C’est l’un des rares postes de coûts contrôlables à cette échelle, où l’optimisation Travel and Expense est donc primordiale.

Pourtant, la majorité des directions financières sous-exploitent le potentiel d’optimisation de leur programme T&E, faute de visibilité sur où agir en premier, et comment.

Alors, dans un programme Travel and Expense, où sont les vraies économies, et dans quel ordre les adresser ?

Optimisation Travel and Expense : distinguer les gains rapides des optimisations structurelles

La première erreur dans une démarche d’optimisation T&E, c’est de traiter tous les leviers comme équivalents. Certains génèrent des économies en quelques semaines. D’autres demandent 6 à 18 mois de transformation avant de produire leur premier résultat. Les confondre, c’est s’exposer à des attentes déçues, des projets abandonnés, et des budgets engagés sans retour mesurable.

Les économies rapides : agir sur ce qui fuit aujourd’hui

Les gains rapides se trouvent là où la dépense échappe au contrôle sans qu’on le sache vraiment.

Le leakage est le premier signal à diagnostiquer. Il désigne la part des dépenses T&E effectuée en dehors des canaux de réservation validés, sans visibilité pour les équipes Finance et sans application de la politique voyage. Chaque point de leakage récupéré, c’est une dépense qui réintègre le périmètre négocié.

L’advance purchase est un autre levier immédiat. Des études de marché constantes montrent qu’un billet d’avion réservé en avance avant le départ coûte moins cher qu’une réservation de dernière minute. Intégrer cette règle dans la politique voyage et la rendre visible dans l’outil de réservation suffit à générer des économies significatives sans renégociation fournisseur.

Les virtual cards sont le troisième levier immédiat, encore sous-exploité dans les grandes organisations françaises. Une virtual card génère un numéro de carte unique par transaction, avec un plafond et une catégorie de dépense prédéfinis. Résultat : la dépense est contrôlée avant d’être effectuée, le leakage est structurellement réduit, et la réconciliation comptable se fait automatiquement. Plusieurs groupes du CAC 40 ont réduit leur taux de leakage de 8 à 12 points sur les dépenses spot en déployant ce mécanisme sur leurs cartes logées et leurs achats ponctuels de voyages.

La rationalisation TMC et la suppression des options inutilisées complètent ce premier niveau d’action. Beaucoup d’organisations paient pour des fonctionnalités non activées ou des périmètres de service surdimensionnés par rapport à leur usage réel.

Les optimisations Travel and Expense longues : construire la performance durable

L’optimisation structurelle d’un programme Travel and Expense repose sur trois piliers : la renégociation des contrats fournisseurs, l’harmonisation des outils et l’alignement de la politique voyage à l’échelle globale.

Les renégociations aériennes et hôtelières structurées ne produisent leur plein effet qu’avec des données consolidées et un volume de voyages clairement documenté par route, par catégorie et par entité. Sans cette base, la position de négociation est faible. Avec elle, les économies réalisables oscillent entre 8 et 22% selon la maturité initiale du programme.

L’harmonisation des outils est souvent le chantier le plus sous-estimé. Quand un groupe opère avec trois solutions NDF différentes selon les entités, deux TMC en parallèle et une intégration ERP partielle, le coût de la complexité elle-même devient un poste d’optimisation à part entière.

Les négociations les plus rentables aujourd’hui dans un programme T&E

L’hôtelier : le levier le plus accessible

La négociation hôtelière offre les conditions les plus favorables à l’optimisation aujourd’hui. La consolidation sur un nombre réduit de properties par destination clé permet d’activer des tarifs préférentiels, de réduire le coût par nuit et d’améliorer la conformité. Les outils d’analytique prédictive permettent désormais d’identifier les opportunités de rebooking en temps réel et de générer jusqu’à 5% d’économies supplémentaires sur le taux moyen de chambre, indépendamment des renégociations contractuelles.

L’aérien : un ROI conditionné par les volumes

La renégociation aérienne est plus exigeante. Le ROI dépend directement du volume par compagnie et de la capacité à démontrer un alignement de marketshare. Pour les organisations qui n’atteignent pas les seuils de volume requis, la priorité est d’abord de consolider les canaux de réservation avant d’engager une négociation structurée.

La TMC : des gains significatifs souvent négligés

La renégociation du contrat TMC est l’une des optimisations les moins adressées alors qu’elle est parmi les plus rentables. La simplification du scope de service, l’automatisation des tâches à faible valeur et la révision des modèles de facturation permettent de réduire substantiellement le coût par transaction, avec un impact direct sur le budget T&E.

Les KPIs qui pilotent une vraie optimisation Travel and Expense

Une démarche d’optimisation sans indicateurs de résultats est une démarche sans cap. Les KPIs qui comptent dans un programme T&E ne sont pas des indicateurs d’activité. Ce sont des indicateurs de performance.

Le taux de conformité politique voyage mesure la part des réservations effectuées dans les canaux et dans les plafonds définis. Un taux inférieur à 80% signale un programme dont les règles ne sont pas réellement appliquées, quels que soient les outils mis en place.

Le coût par transaction NDF mesure l’efficience opérationnelle du processus des notes de frais.

Le carbon footprint par déplacement fait également partie de ces KPIs. Depuis l’entrée en vigueur des obligations de reporting Scope 3 (directive CSRD), les dépenses de voyages professionnels sont directement auditables par les commissaires aux comptes. Les organisations qui n’intègrent pas ce KPI dans leur programme T&E s’exposent à un risque de conformité réglementaire, et à une incohérence entre leur politique RSE affichée et leurs données de dépenses réelles. Les outils T&E de nouvelle génération proposent un calcul automatique de l’empreinte carbone par trajet, intégré au workflow de réservation.

Le leakage rate, le délai moyen de remboursement et le taux d’adoption de l’OBT complètent le tableau de bord minimal d’un programme T&E piloté par la donnée.

Accompagnement et déploiement : pourquoi l’optimisation T&E ne se pilote pas seule

L’optimisation d’un programme Travel and Expense engage simultanément la Finance, les Achats, la DSI, les RH et les équipes opérationnelles. Sans coordination entre ces parties prenantes et sans feuille de route priorisée, les initiatives se fragmentent et les résultats ne se matérialisent pas.

Chez SD Global Consulting, nous accompagnons les décisionnaires T&E des grandes organisations à chaque phase de l’optimisation : du diagnostic initial à la mise en place des KPIs de suivi, en passant par les renégociations fournisseurs et le déploiement des solutions T&E adaptées à votre périmètre.

Vous souhaitez savoir où en est réellement votre programme T&E et quels leviers activer en priorité ? N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts. Vous pouvez nous joindre via notre formulaire de contact sur le site internet.

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