La mise en place d’un programme Travel & Expense à grande échelle ne se résume pas à l’implémentation d’outils. Dans les entreprises internationales, une transformation réussie n’est possible qu’avec un change management efficace : une approche structurée, stratégique et centrée sur l’humain, qui garantit l’adoption durable de nouveaux modes de fonctionnement.
Chez SD Global Consulting, nous accompagnons les multinationales pour mettre en œuvre le changement, s’y préparer, et construire une base solide qui fait du Travel & Expense (T&E) un véritable levier d’efficacité, de conformité et de satisfaction des collaborateurs.
Dans cet article, nous expliquons comment le change management favorise la réussite des programmes T&E, ce que les grandes organisations sous-estiment souvent, et quelles méthodes éprouvées permettent d’obtenir des résultats constants à travers les régions, les cultures et les business units.
Pourquoi le change management est essentiel en Travel & Expense
Dans les grandes entreprises, le T&E touche des milliers de collaborateurs : voyageurs, managers, équipes finances, achats, RH, ainsi que les directions locales et globales. Toute modification dans cet écosystème (nouvel outil, nouvelle politique voyage, nouveau workflow de validation) requiert une démarche structurée de change management.
Sans cela, la frustration augmente, l’adoption diminue, et l’investissement ne génère pas la valeur attendue.
Sophie Dubien, fondatrice de SD Global Consulting, qui a piloté des transformations T&E dans de nombreux pays et entreprises, constate que les principales sources de frustration des voyageurs proviennent directement d’un manque de change management :
- Politiques perçues comme trop rigides ou déconnectées du terrain
- Manque de clarté sur ce qui est remboursé
- Processus lourds avec trop d’étapes de validation
- Faible flexibilité pour les situations exceptionnelles
C’est précisément là que la préparation du changement, la communication efficace et l’implication du leadership deviennent des piliers essentiels de la réussite.
Une approche structurée du change management appliquée au T&E
Préparer le changement : poser les fondations
Toute transformation T&E globale commence par une stratégie claire. Avant toute implémentation, SD Global Consulting aide les entreprises à :
- Réaliser une analyse des risques (culturels, organisationnels, opérationnels)
- Développer une vision et une stratégie pour le futur modèle T&E
- Identifier les améliorations attendues (conformité, expérience utilisateur…)
- Fixer des objectifs et définir les indicateurs de réussite
- Construire un plan de mise en œuvre incluant les métriques de pilotage
Cette étape est essentielle pour planifier le changement avec précision et anticiper les complexités propres à chaque pays.
Activer le leadership : le facteur clé de succès
Dans les déploiements globaux, le message doit venir d’en haut. Chez SD Global Consulting, nous constatons que : « Les pays adoptent cinq fois plus vite lorsque le message est porté non seulement par le global, mais aussi par les directions locales. »
Un change management efficace implique :
- Un lancement global soutenu par les dirigeants
- Des sponsors régionaux et locaux pour relayer la stratégie
- Une communication régulière avant, pendant et après le déploiement
- Une direction engagée et visible, qui incarne le changement
C’est ainsi que nous aidons nos clients à aligner l’organisation, impliquer les parties prenantes et assurer une adoption durable.
Communiquer via les bons canaux
La communication est le pilier d’un change management efficace. Mais tous les changements ne se valent pas. Nous distinguons :
Les changements légers (mise à jour d’outil, refresh de politique)
- Webinaires
- Vidéos courtes
- Guides rapides
- Modules d’e-learning
Les changements profonds (transition d’Excel ou de process locaux vers un écosystème T&E global moderne)
- Formations en direct
- Exercices pratiques
- Démonstrations
- Support ciblé pour les utilisateurs clés
- Sessions de questions/réponses locales
Chaque plan de communication est adapté à la maturité du pays et à l’ampleur du changement.
Former et renforcer le changement dans la durée
La formation n’est pas un événement ponctuel. C’est un processus continu qui renforce le changement et consolide les nouveaux comportements.
SD Global Consulting met en place :
- Formations adaptées aux voyageurs
- Ateliers pratiques pour les managers
- Sessions d’onboarding locales
- Programmes de « train the trainer »
- Micro-formations post-déploiement
Car la vraie transformation se mesure dans les habitudes du quotidien, pas uniquement le jour du lancement.
Intégrer la politique voyage dans les outils : là où le changement devient réel
Le principe le plus négligé des programmes T&E mondiaux est simple :
« Si la règle n’est pas dans l’outil, elle n’existe pas. »
C’est pourquoi le change management doit être étroitement lié à la configuration des outils.
Un système T&E bien déployé doit intégrer :
- La politique directement visible dans l’outil de réservation
- Des alertes claires en cas de non-conformité
- Des workflows d’approbation alignés avec les règles de l’entreprise
- Les exigences locales (per diem, taxes, réglementation)
Cela réduit la frustration, renforce la conformité et simplifie l’expérience des voyageurs.
Suivre les progrès et évaluer le changement
Une fois le programme lancé, un pilotage continu permet de vérifier que le changement produit la valeur attendue. SD Global Consulting aide les entreprises à :
- Suivre les progrès pays par pays
- Comparer les niveaux d’adoption via des tableaux de bord
- Contrôler la conformité
- Analyser les résultats et ajuster les processus
- Évaluer le changement au regard des objectifs initiaux
Ce suivi structuré permet de maintenir la dynamique et d’éviter un retour aux anciennes pratiques.
Le rôle du manager : le véritable moteur du change management culturel
Chez SD Global Consulting, nous le répétons : « Ce ne sont pas les voyageurs qui changent les pratiques. Ce sont les managers. ».
Pour renforcer leur rôle clé, nous mettons en place :
- Des KPI de conformité dédiés
- Des objectifs d’adoption locale
- Du coaching pour les pays en difficulté
- Un reporting transparent encourageant l’amélioration continue
C’est le cœur du change management culturel.
Célébrer les réussites : un levier puissant
Reconnaître les progrès accélère l’adoption. Célébrer les étapes clés (pilotes réussis, go-live pays, hausse de la conformité) génère :
- Du momentum
- De l’engagement
- De la motivation
- Le partage de bonnes pratiques entre régions
Un aspect essentiel du change management, trop souvent sous-estimé.
Pourquoi SD Global Consulting est le partenaire à choisir
Mettre en place ou transformer un programme Travel & Expense global n’est pas un projet technique. C’est un parcours de change management, qui impacte la culture, les comportements et les processus du quotidien.
SD Global Consulting apporte :
- Une expertise profonde du T&E international
- Des méthodologies éprouvées en change management
- Un accompagnement opérationnel sur le terrain
- Une approche humaine qui accélère l’adoption
- Un engagement fort en faveur de la performance mesurable
Pour les multinationales qui souhaitent optimiser ou refondre leur écosystème T&E, SD Global Consulting est le partenaire qui transforme la complexité en clarté et installe un changement durable.
Si vous avez des questions concernant le Travel and Expense, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts. Vous pouvez nous joindre via notre formulaire de contact sur le site internet.
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