Voyager pour affaires implique bien plus que la simple réservation d’un billet d’avion ou d’une chambre d’hôtel. Dans un environnement où les risques sont nombreux – cyberattaques, conformité réglementaire, imprévus logistiques – il est essentiel de concilier mobilité et sécurité. Une gestion rigoureuse du Travel & Expense permet non seulement d’optimiser les coûts, mais aussi d’assurer la protection des collaborateurs et des données sensibles.
Chez SD Global Consulting, nous accompagnons les entreprises dans la structuration de leur politique de voyage afin de garantir une mobilité fluide et sécurisée. Comment assurer un cadre de déplacement efficace et sans risques ? Quels leviers actionner pour concilier optimisation et protection ? Décryptage.
Une mobilité maîtrisée grâce à une politique de voyage adaptée
L’élaboration d’une politique de voyage claire est le premier levier pour sécuriser les déplacements professionnels. Elle définit les règles encadrant les réservations, les modes de transport et les fournisseurs agréés, tout en garantissant la conformité aux réglementations locales et internationales.
Une politique bien pensée permet de :
- Contrôler les coûts en imposant des plafonds et des circuits de validation précis.
- Limiter les risques liés aux fraudes et aux dépenses non justifiées.
- Assurer une meilleure traçabilité des déplacements pour répondre aux obligations de conformité.
Chez SD Global Consulting, nous accompagnons les entreprises dans la mise en place de politiques de voyage sur mesure, alignées avec leurs besoins et leurs enjeux stratégiques.
La sécurité des données au cœur du Travel & Expense
La digitalisation du Travel & Expense a apporté de nombreux avantages en termes d’efficacité et de contrôle, mais elle expose également les entreprises à des risques accrus. Les outils de réservation (SBT, HBT), les plateformes de gestion des notes de frais, les applications mobiles et les fournisseurs externes (compagnies aériennes, hôtels, loueurs, TMC…) génèrent et traitent une quantité importante de données sensibles :
- Informations personnelles des collaborateurs (passeports, données bancaires).
- Détails des itinéraires et réservations.
- Données financières et comptables.
Sans un cadre strict, ces informations deviennent vulnérables aux cyberattaques et aux fuites de données. Il est donc essentiel de :
- Sélectionner des outils de gestion des voyages et des dépenses conformes aux réglementations (RGPD, PCI-DSS).
- Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité, sécurité IT et protection des données.
- Mettre en place des protocoles de protection des accès aux plateformes de réservation et de gestion des dépenses, notamment avec l’usage du MFA (authentification multifactorielle) ou du SSO (Single Sign-On).
L’optimisation ne doit pas se faire au détriment de la sécurité. SD Global Consulting intervient pour aider les entreprises à coordonner les bons interlocuteurs et à challenger les outils dans une logique globale de performance.
Une gestion des fournisseurs encadrée pour plus de sécurité
Le choix des partenaires et prestataires de voyage joue un rôle clé dans la maîtrise des risques.
En accompagnant les entreprises dans la négociation et la sélection de leurs fournisseurs, SD Global Consulting s’assure que chaque déplacement s’effectue dans un cadre sécurisé et maîtrisé.
Sécuriser la gestion des notes de frais pour éviter les abus et les fraudes
La gestion des dépenses est un enjeu majeur en matière de sécurité financière. Des processus mal définis ou trop flexibles ouvrent la porte à des abus, des erreurs de déclaration, voire des fraudes internes.
Pour garantir une gestion rigoureuse et transparente des notes de frais, il est recommandé de :
- Déployer des outils permettant une automatisation et un contrôle systématique des dépenses.
- Intégrer des règles claires dans la politique de voyage concernant les remboursements et les plafonds autorisés.
- Analyser les données de dépenses pour détecter les anomalies et comportements inhabituels.
Grâce à une approche basée sur l’analyse des données et la mise en place d’outils performants, SD Global Consulting aide les entreprises à structurer leur gestion des notes de frais tout en renforçant la sécurité financière.
Sécurité et assistance : une réactivité essentielle en cas d’incident
Les déplacements professionnels ne sont jamais totalement exempts d’imprévus : annulations de vol, problèmes de santé, incidents sécuritaires… Dans ce contexte, disposer d’un dispositif d’assistance performant est essentiel pour garantir la protection des collaborateurs en mobilité.
Une politique de gestion des voyages bien structurée doit intégrer :
- Un accès simplifié aux contacts d’urgence et aux services d’assistance 24/7.
- Un protocole clair en cas de situation à risque (évacuation, crise sanitaire, grève).
- Une centralisation des informations de voyage pour permettre un suivi en temps réel.
Il existe aujourd’hui des prestataires spécialisés (ISOS, SSF, Garda…) capables de prendre le relais en cas de crise. Ces prestataires travaillent généralement avec les départements sécurité des entreprises, en lien avec les autorités compétentes.
SD Global Consulting peut intervenir en support stratégique dans la négociation de contrats avec ces prestataires, en lien avec les équipes sécurité et achats, pour s’assurer que les dispositifs d’assistance sont cohérents avec les enjeux et pratiques de mobilité de l’entreprise.
Vous souhaitez renforcer la sécurité de vos déplacements professionnels tout en optimisant vos coûts ? Parlons-en. La sécurité des mobilités professionnelles ne repose pas uniquement sur une politique voyage. Elle dépend d’un ensemble de leviers : outils, process, partenaires, gouvernance. Chez SD Global Consulting, nous apportons une vision globale du T&E.
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