Dans de nombreuses entreprises, le Travel & Expense est encore abordé comme un simple sujet d’outil technologique : on change de solution de notes de frais, on déploie une nouvelle application, et on espère que les problèmes disparaîtront.
Dans la réalité des organisations complexes, les difficultés sont rarement liées à l’outil lui-même. Elles viennent surtout d’un manque de gouvernance, de règles hétérogènes, d’un écosystème mal articulé et d’une donnée peu exploitable.
Transformer le T&E ne consiste donc pas à “implémenter un outil technologique”, mais à structurer un modèle global, cohérent et pilotable, partagé entre les directions Finance, Achats, RH, Travel et les équipes de transformation, où la technologie est au service de la stratégie de l’entreprise.
Le T&E : un écosystème transverse, pas un simple outil technologique de notes de frais
Un programme Travel & Expense performant repose sur plusieurs briques interconnectées :
- Solutions T&E (dépenses & voyages),
- Outils de réservation et agences,
- Cartes corporate et lodge cards,
- ERP et systèmes finance,
- Moteurs de règles et contrôles,
- Reporting, data & pilotage,
- et de plus en plus, des capacités d’automatisation et d’IA.
Ces briques concernent directement plusieurs fonctions : Finance, Achats, RH ou encore Travel.
Lorsque cet écosystème est déployé sans vision commune, les entreprises se retrouvent avec :
- Des exceptions en cascade,
- Des règles mal comprises,
- Une donnée peu fiable,
- Et un pilotage fragmenté entre les directions.
L’enjeu n’est donc pas de choisir “le bon outil technologique », mais de concevoir un écosystème T&E aligné avec le modèle cible de l’entreprise et partagé entre les fonctions clés.
Pourquoi tant de programmes T&E échouent malgré de bons outils technologiques
Sur le terrain, les causes d’échec sont récurrentes :
- Des politiques voyage et dépenses floues ou contradictoires,
- Des arbitrages différents entre Finance, Achats et RH,
- Une absence de règles cibles communes entre pays,
- Des paramétrages locaux non maîtrisés,
- Un manque de contrôles structurés,
- Une adoption faible côté utilisateurs et managers,
- Et un pilotage post go-live insuffisant.
Résultat, même avec une solution reconnue du marché, le T&E devient une usine à exceptions, coûteuse à maintenir, et source de tensions entre les fonctions, au lieu d’être un levier de performance collective.
La clé : concevoir un modèle T&E commun avant de parler d’outil technologique
Chez SD Global Consulting, nous accompagnons les entreprises avec une conviction forte : le modèle transverse avant l’outil.
Cela signifie :
- Définir des règles cibles partagées entre Finance, Achats, RH et Travel,
- Dtructurer une gouvernance T&E claire (rôles, arbitrages, comités),
- Harmoniser ce qui peut l’être tout en intégrant les contraintes locales,
- Organiser les contrôles de premier et second niveau,
- Clarifier les indicateurs utiles à chaque fonction,
- Et aligner les équipes autour d’une même vision du T&E.
La technologie vient ensuite outiller ce modèle commun : automatiser, sécuriser, fiabiliser la donnée et faciliter l’adoption.
Une approche orientée système et alignement des fonctions
Notre accompagnement ne se limite pas à un projet d’outil. Il vise à construire un système T&E durable, capable de soutenir la croissance et la complexité des organisations internationales.
Il s’articule autour de grands piliers :
- Diagnostic du modèle existant
Analyse des politiques, règles, processus, outils, données et irritants terrain, avec l’ensemble des fonctions concernées.
- Design du core model T&E
Définition du modèle cible : règles globales, gouvernance transverse, contrôles et principes d’architecture.
- Architecture de l’écosystème T&E
Alignement des solutions T&E, outils de réservation, cartes, ERP, data et reporting au service du modèle.
- Déploiement et localisations maîtrisées
Intégration des spécificités pays sans remettre en cause le socle commun.
- Adoption & change management métier
Accompagnement des utilisateurs, managers et équipes Finance, Achats, RH et Travel autour des usages réels.
- Pilotage post go-live et amélioration continue
Mise en place d’indicateurs, de revues de performance et de contrôles partagés entre fonctions.
Les bénéfices pour l’entreprise et ses directions clés
Lorsqu’un modèle T&E est correctement structuré et outillé, l’entreprise obtient :
- Une meilleure visibilité sur les dépenses et engagements,
- Une réduction durable des exceptions,
- Une donnée fiable pour le pilotage global,
- Des processus fluides entre Finance, Achats, RH et Travel,
- Une meilleure expérience collaborateur,
- Et un T&E qui devient un levier de gouvernance, de performance et d’alignement transverse, et non plus un sujet de silo.
SD Global Consulting : architecte de votre transformation T&E transverse
SD Global Consulting accompagne les directions Finance, Achats, RH, IT, Travel et Transformation dans la structuration et le pilotage de leur modèle Travel & Expense.
Notre rôle n’est pas d’implémenter un outil, mais de vous aider à : concevoir, déployer et faire vivre un système T&E robuste et partagé, capable de concilier performance financière, expérience collaborateur et gouvernance globale.
Si vous avez des questions concernant le Travel and Expense, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts. Vous pouvez nous joindre via notre formulaire de contact sur le site internet.
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