Dans le paysage complexe de la gestion des déplacements professionnels, la mise en place d’outils Travel and Expense performants n’est plus une option. C’est un investissement structurant.
Que vous soyez une PME en pleine croissance ou un grand groupe du CAC 40, l’objectif reste le même : réduire les coûts, automatiser les processus et garantir une conformité sans faille.
Mais face à la multitude d’acteurs, comment identifier celui qui servira réellement votre stratégie ? SD Global Consulting vous éclaire !
Quels types d’outils Travel and Expense pour votre entreprise ?
Pour bien comprendre le marché, il faut d’abord distinguer les trois grandes familles de solutions que nous intégrons chez nos clients :
- Les outils de notes de frais (Expense) : Ils digitalisent la saisie, l’approbation et le remboursement. On y retrouve principalement des grands groupes comme SAP Concur, KDS, Cytric, Expensya, Notilus ou encore Verticale Expense.
- Les outils de réservation (OBT, Online Booking Tools) : Ils centralisent les vols, trains et hôtels, ils garantissent le respect de votre politique voyage. On y retrouve SAP Concur, Cytric, KDS ou Navan.
- Les outils spécialisés hôtellerie (HBT, Hotel Booking Tools) : Ils viennent souvent en complément des OBT pour optimiser les tarifs et la couverture locale. Nous travaillons régulièrement avec HRS, CDS Groupe ou Hcorpo.
Pourquoi les outils Travel and Expense varient-ils selon la taille de l’entreprise ?
On nous demande souvent si les outils changent selon le secteur d’activité.
La réponse est non : les besoins d’un cabinet d’audit ou d’une entreprise industrielle sont souvent similaires techniquement. En revanche, la taille de la structure change tout.
- PME : On privilégie la simplicité, l’agilité et un coût bas.
- Multinationale : On cherche avant tout la gouvernance, la consolidation des données, la scalabilité et le contrôle des risques.
Un outil surdimensionné pour une PME sera un frein administratif, tandis qu’un outil trop simple pour une multinationale créera des failles de conformité et une perte de visibilité financière.
Ce qui fait la différence entre un bon et un excellent outil
Le meilleur des outils Travel and Expense n’est pas celui qui a le plus de fonctionnalités, mais celui qui s’intègre parfaitement à votre écosystème et qui génère des données fiables.
Le saviez-vous ? Le défaut le plus fréquent, même sur les meilleurs logiciels, n’est pas technique. C’est le manque de gouvernance. Un outil mal paramétré au départ devient vite une usine à gaz pour les utilisateurs.
Réussir son déploiement : coût, temps et change management
Le temps de mise en place varie considérablement : de quelques semaines pour une solution agile à plusieurs mois pour un déploiement mondial complexe.
Mais attention, le coût financier ne doit pas être votre seul curseur. Il faut se concentrer sur le ROI global et non le budget initial. En effet, un outil « bon marché » qui génère de la frustration chez les salariés, ou des erreurs, vous coûtera bien plus cher à long terme.
Le « change management » est le cœur de notre métier chez SD Global Consulting. Sans accompagnement au changement, vous risquez un rejet de l’outil par les collaborateurs. Un projet réussi, c’est :
- Une communication claire sur les bénéfices.
- Une formation adaptée.
- Un suivi de l’adoption post-lancement.
Quel gain réel pour votre organisation ?
Investir dans de nouveaux outils Travel and Expense est un projet « gagnant-gagnant » :
- Pour le salarié : Gain de temps, remboursements plus rapides et fin de la « phobie » des reçus papier.
- Pour l’entreprise : Maîtrise des budgets, conformité assurée et données précises pour piloter vos objectifs RSE / ESG.
Vous envisagez de changer d’outil ou d’optimiser votre gestion actuelle ?
Chez SD Global Consulting, nous vous aidons à choisir et à déployer la solution la plus adaptée à vos enjeux réels, en toute indépendance.
Si vous avez des questions concernant le Travel and Expense, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts. Vous pouvez nous joindre via notre formulaire de contact sur le site internet.
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